Quando se fala em governança corporativa, muita gente pensa em grandes companhias abertas, com conselho de administração, comitês e relatórios anuais extensos. Para uma holding de médio porte, com duas, três ou cinco empresas, esse modelo parece distante e caro.
Mas o problema que a governança resolve existe em qualquer tamanho: quem pode decidir o quê, com base em qual informação, e como provar depois o que foi decidido. Em grupos menores, a resposta costuma estar na cabeça do sócio fundador. Funciona até o grupo crescer, até o fundador se afastar ou até alguém precisar reconstruir uma decisão de dois anos atrás.
O Código de Melhores Práticas do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) organiza o tema em cinco princípios: integridade, transparência, equidade, responsabilização e sustentabilidade. A seguir, cinco medidas para colocar esses princípios em prática sem burocracia.
1. Separe o que é da pessoa e o que é da empresa
O primeiro passo é também o mais básico, e o mais desrespeitado: o caixa de cada empresa é da empresa. Despesas pessoais dos sócios não passam pela conta da empresa, e o dinheiro não circula entre as empresas do grupo sem registro.
Na prática:
- cada empresa tem suas próprias contas bancárias e seus próprios cartões;
- retiradas dos sócios seguem a forma definida (pró-labore, distribuição de lucros) e ficam registradas;
- empréstimos e transferências entre empresas do grupo são formalizados e lançados como tal.
Sem essa separação, nenhum indicador é confiável, porque não se sabe o que cada empresa realmente gera.
2. Defina uma matriz de alçadas
A matriz de alçadas é uma tabela simples que responde: quem pode aprovar o quê, e até que valor. Ela evita dois problemas opostos: o diretor que precisa aprovar cada compra de material de escritório e o gestor que fecha um contrato grande sem ninguém saber.
Um exemplo de ponto de partida:
| Tipo de decisão | Até R$ 5 mil | De R$ 5 mil a R$ 50 mil | Acima de R$ 50 mil |
|---|---|---|---|
| Compras e serviços | Gestor da área | Diretor da empresa | Diretoria do grupo |
| Contratos com clientes | Diretor da empresa | Diretor da empresa | Diretoria do grupo |
| Contratação de pessoas | Diretor da empresa | Diretor da empresa | Diretoria do grupo |
| Operações entre empresas do grupo | Diretoria do grupo | Diretoria do grupo | Diretoria do grupo |
Os valores e os cargos são ilustrativos: cada grupo define os seus. O importante é que a matriz seja escrita, conhecida por todos e aplicada sempre, inclusive pelos sócios.
3. Registre as decisões, não só os resultados
Muitas empresas guardam o resultado da decisão (o contrato assinado, a nota paga), mas não a decisão em si: quem aprovou, quando, com base em quê e por qual motivo.
Para cada aprovação relevante, o registro mínimo é:
- quem solicitou e quem aprovou (ou recusou);
- data e hora;
- valor e empresa;
- documentos anexos, como orçamento, contrato e proposta;
- a justificativa, especialmente quando a decisão foge do padrão.
Esse registro é o que se chama de trilha de auditoria. Ela só tem valor se não puder ser alterada depois: uma aprovação registrada não é apagada; se for revista, a revisão vira um novo registro.
4. Crie uma reunião periódica com pauta e ata
Governança precisa de um fórum. Em grupos de médio porte, não é preciso um conselho formal para começar: uma reunião mensal da diretoria do grupo, com pauta fixa e ata, já muda o patamar.
Uma pauta mínima:
- Resultado e caixa consolidados do mês, e de cada empresa.
- Desvios relevantes em relação ao orçamento ou às metas.
- Decisões acima da alçada dos diretores das empresas.
- Riscos: contratos, processos, obrigações fiscais, pessoas-chave.
- Pendências da reunião anterior.
A ata registra o que foi decidido e quem ficou responsável por cada encaminhamento. Na reunião seguinte, a primeira coisa a fazer é conferir essas pendências.
5. Dê a cada pessoa o acesso de que ela precisa
Transparência não significa que todos veem tudo. Significa que cada pessoa tem acesso às informações necessárias para sua função, e que esse acesso é definido e controlado.
Na prática, isso se traduz em perfis:
- diretoria do grupo: visão consolidada e de todas as empresas;
- diretores e gestores das empresas: a própria empresa e suas áreas;
- financeiro: caixa, contas a pagar e a receber, conciliações e operações entre empresas.
Perfis bem definidos protegem informações sensíveis, como salários, contratos e negociações, e deixam claro quem responde por cada área.
Por onde começar na segunda-feira
Não é preciso implantar tudo de uma vez. Uma sequência possível:
- Separar as contas bancárias e os cartões de cada empresa e dos sócios
- Escrever a primeira versão da matriz de alçadas e apresentá-la aos gestores
- Marcar a primeira reunião mensal da diretoria do grupo, com pauta e ata
- Escolher onde as aprovações serão registradas a partir de agora
- Revisar quem tem acesso a quê nos sistemas e nas contas bancárias
Onde entra o sistema
A governança é feita de regras e de hábitos, e nenhum sistema substitui isso. O que um sistema faz é tornar as regras automáticas e os hábitos mais fáceis de manter.
No Ápice, a matriz de alçadas é configurada por empresa e por valor: cada solicitação vai direto para quem pode aprová-la. Toda aprovação ou recusa exige justificativa e entra na trilha de auditoria, que não pode ser apagada. E os perfis de acesso garantem que cada pessoa veja o grupo da altitude certa.