Quem dirige um grupo com mais de uma empresa conhece a cena: cada empresa fecha o mês do seu jeito, em sua própria planilha ou sistema, e a diretoria recebe três relatórios que não conversam. Para saber quanto o grupo tem em caixa, alguém soma os saldos à mão. Para saber se o grupo deu lucro, soma os resultados.
O problema é que a soma simples quase sempre está errada. Ela conta duas vezes o dinheiro que passou de uma empresa para outra e mistura critérios diferentes de classificação. Este artigo mostra como chegar a um número consolidado em que a diretoria possa confiar.
Por que somar não é consolidar
Imagine três empresas do mesmo grupo: uma de obras, uma de perícias e uma de tecnologia. A empresa de tecnologia presta serviço de software para as outras duas e emite nota para cada uma. Para ela, é receita. Para as outras, é despesa.
Se a diretoria simplesmente somar os três resultados, essa receita aparece no total do grupo, mas não entrou um centavo de fora: o dinheiro só mudou de bolso. O mesmo vale para empréstimos entre empresas, rateio de despesas da sede e transferências de caixa. Sem tratamento, essas operações inflam a receita, a despesa e, às vezes, o caixa do grupo.
Consolidar é justamente apresentar o grupo como se fosse uma única empresa diante do mundo externo. É o que as normas contábeis chamam de demonstrações consolidadas (no Brasil, o tema é tratado pelo pronunciamento CPC 36). Mesmo quando o grupo não é obrigado a publicar demonstrações consolidadas, a lógica serve para a gestão interna.
Passo 1: um plano de contas único para o grupo
Não dá para consolidar o que está classificado de formas diferentes. Se uma empresa lança combustível como "despesa de veículos" e outra como "despesas gerais", o painel do grupo nunca vai mostrar quanto se gasta com combustível.
O primeiro passo é definir um plano de contas gerencial comum, válido para todas as empresas:
- as mesmas contas e a mesma hierarquia para receitas, custos, despesas, ativos e passivos;
- contas específicas para operações com empresas do grupo, separadas das operações com terceiros (por exemplo, "receita de serviços para empresas do grupo");
- centros de custo que indiquem a empresa e, dentro dela, a área ou o projeto, como cada obra, cada perícia ou cada plataforma.
Cada empresa pode manter o plano exigido pela sua contabilidade fiscal. O que muda é que existe uma tabela de correspondência entre o plano fiscal de cada uma e o plano gerencial do grupo, e todo lançamento novo já nasce classificado nos dois.
Passo 2: identificar as operações entre empresas na origem
A eliminação só funciona se as operações entre empresas forem fáceis de encontrar. Isso se resolve no momento do lançamento, não no fechamento.
Algumas regras simples ajudam:
- Cadastrar cada empresa do grupo como cliente e fornecedor das demais, com uma marcação de "parte relacionada".
- Exigir que toda nota, empréstimo ou rateio entre empresas use as contas específicas do passo 1.
- Registrar os dois lados da operação com o mesmo valor e a mesma data de competência. Se a empresa A lança R$ 10 mil de receita com a empresa B, a empresa B precisa ter R$ 10 mil de despesa com a empresa A no mesmo mês.
Passo 3: eliminar, conciliar e só então somar
Com as operações marcadas, o fechamento consolidado segue uma ordem fixa:
- Fechar cada empresa individualmente, com conciliação bancária feita e lançamentos do mês completos.
- Conferir o casamento das operações entre empresas. Receita de uma contra despesa da outra, valor a receber de uma contra valor a pagar da outra. Diferenças precisam ser explicadas antes de seguir.
- Eliminar essas operações. Elas saem da receita, da despesa, das contas a receber e das contas a pagar do consolidado.
- Somar o restante. O que sobra são as operações do grupo com o mundo externo: o que o grupo realmente vendeu, gastou, tem a receber e deve.
Veja um exemplo simplificado de receita no mês:
| Empresa | Receita total | Receita com empresas do grupo | Receita com terceiros |
|---|---|---|---|
| Obras | R$ 380 mil | R$ 0 | R$ 380 mil |
| Perícias | R$ 160 mil | R$ 0 | R$ 160 mil |
| Tecnologia | R$ 92 mil | R$ 20 mil | R$ 72 mil |
| Soma simples | R$ 632 mil | ||
| Consolidado | R$ 612 mil |
Os R$ 20 mil que a empresa de tecnologia faturou das outras duas não são receita do grupo. Na soma simples, eles aparecem; no consolidado, não. Os valores são ilustrativos, mas a diferença costuma ser maior do que a diretoria imagina.
Passo 4: o caixa consolidado, todos os dias
O resultado consolidado é mensal. O caixa precisa ser diário. Para isso:
- integre os extratos de todas as contas bancárias de todas as empresas em um único lugar;
- marque as transferências entre contas do grupo como movimentação interna, para que não apareçam como entrada ou saída;
- mostre o saldo por empresa e o saldo total, lado a lado.
Com isso, a pergunta "quanto o grupo tem em caixa hoje?" deixa de depender de alguém montar uma planilha.
Passo 5: um painel que mostre o grupo e cada empresa
O painel consolidado não substitui a visão de cada empresa. Ele precisa mostrar as duas coisas: o número do grupo e a contribuição de cada empresa para ele. Uma boa primeira tela para a diretoria tem:
- caixa consolidado e saldo de cada empresa;
- receita e resultado do mês, já sem as operações internas;
- contas a receber vencidas, por empresa;
- as diferenças pendentes de conciliação entre empresas, se houver.
Checklist do fechamento consolidado
- Plano de contas gerencial único definido e mapeado para o plano de cada empresa
- Empresas do grupo cadastradas como partes relacionadas
- Contas específicas para operações entre empresas
- Conciliação bancária de todas as contas concluída
- Operações entre empresas conferidas dos dois lados
- Eliminações registradas e revisadas
- Painel consolidado conferido com o fechamento de cada empresa
Onde entra o sistema
Tudo isso pode ser feito com planilhas, desde que haja disciplina. O risco está no volume: quanto mais operações entre empresas, maior a chance de um lado não bater e de o erro passar despercebido.
No Ápice, as empresas do grupo compartilham o mesmo cadastro e o mesmo plano de contas gerencial. As operações entre elas são marcadas no lançamento e eliminadas automaticamente no consolidado. A diretoria vê o caixa e o resultado do grupo sem dupla contagem, e cada gestor continua vendo a sua empresa.